Legalizzazione documenti per l’estero: facciamo chiarezza

La legalizzazione di documenti per l’estero spesso può risultare non chiara ai nostri clienti, e può dar luogo a confusione. In questo articolo, pertanto, ho deciso di spiegarla con parole più semplici possibili e far luce su questo procedimento, che è fondamentale per convalidare documenti pubblici per l’estero.

LA LEGALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI IN PAROLE SEMPLICI

La legalizzazione documenti per l’estero è un procedimento che serve a convalidare un documento pubblico per un paese estero. Per essere più precisi,  la legalizzazione autentica all’estero la firma e la qualifica del funzionario o ufficiale che ha firmato il documento pubblico.  Per esempio: un certificato di nascita emesso in Italia, da legalizzare per la la Turchia. In questo esempio, si legalizzeranno la firma e la qualifica dell’ufficiale italiano che ha firmato l’atto. Prima di vedere gli elementi più importanti della procedura punto per punto, vorrei indicare due principi fondamentali.

DUE PRINCIPI FONDAMENTALI

1° PRINCIPIO: la legalizzazione è necessaria solamente per gli atti pubblici.  I documenti su cui si può apporre il timbro di legalizzazione sono gli atti pubblici, o atti emessi da tribunali o enti giudiziari. I documenti privati non possono essere legalizzati, semplicemente perché le firme da legalizzare sono quelle dei funzionari o ufficiali di enti pubblici. Le firme dei privati non sono depositate presso i registri della Prefettura e della Procura.

2° PRINCIPIO: ai sensi del diritto internazionale, la legalizzazione per l’estero si svolge nel paese di emissione del documento.  A titolo di esempio: un certificato di nascita emesso in Turchia, da legalizzare per l’Italia, viene legalizzato in Turchia. Non è possibile legalizzare in Italia un documento emesso in un paese straniero. Sarebbe contro ogni regola e principio del diritto internazionale. Ma soprattutto: le firme di funzionari stranieri, chiaramente, non sono depositate presso gli uffici italiani, e quindi non possono essere legalizzate.

DOVE SI SVOLGE LA LEGALIZZAZIONE

A seconda della tipologia di documento e del paese di destinazione, la legalizzazione può essere svolta da tre uffici diversi.

  • Per documenti emessi da enti giudiziari (come sentenze, decreti, certificati penali, traduzioni asseverate, ecc.) la legalizzazione si svolge presso la Procura della Repubblica del tribunale di emissione del documento.
  • Per tutti gli altri documenti la legalizzazione si svolge presso la Prefettura della Provincia di emissione del documento.
  • Se i documenti sono destinati a paesi che non hanno ratificato la Convenzione dell’Aia de 1961 sull’abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri, il procedimento si completa presso il Consolato del paese di destinazione nel paese di emissione. Torneremo su questo punto più avanti. Per esempio: nel caso di un certificato penale italiano da legalizzare per il Kuwait, il procedimento di legalizzazione si porta a termine presso il Consolato del Kuwait in Italia.

 COME SI SVOLGE LA LEGALIZZAZIONE

La legalizzazione è un procedimento semplice, che consiste nella apposizione di un timbro che autentica la firma e la qualifica dell’ufficiale che firmato l’atto. Il timbro può essere diverso, chiaramente, a seconda dell’ufficio che lo appone (Prefettura, Procura, o Consolato). Tutti hanno, ad ogni modo, la stessa funzione: autenticare il documento per un determinato paese estero.

Se il documento è destinato ad un paese non firmatario della Convenzione dell’Aia del 1961, i timbri da apporre possono essere due: quello della Procura o Prefettura, e successivamente quello del Consolato.

APOSTILLE

La convenzione dell’Aia del 1961 ha introdotto uno strumento più pratico e semplice che snellisce la procedura di legalizzazione: con l’Apostille non è più necessario il timbro del Consolato per legalizzare un documento per l’estero. L’Apostille si applica sotto forma di timbro, annotazione, o allegato, ed è formata da 10 punti, secondo un modello predefinito, redatto nella lingua del documento. Per maggiori dettagli riguardo l’Apostille, potete leggere il nostro articolo dedicato a questo link, in cui spiego più nello specifico di cosa si tratta e quando è necessaria.

RECENTI AGGIORNAMENTI RIGUARDO L’APOSTILLE: REGOLAMENTO UE 2016/1191

Negli ultimi anni è stata introdotta una recente novità per i paesi europei nel campo della legalizzazione di documenti. Il Regolamento UE 2016/1191 del Parlamento Europeo e del Consiglio introduce dei requisiti che semplificano ulteriormente la presentazione di documenti pubblici all’interno dell’Unione Europea. Il Regolamento è entrato in vigore a febbraio 2019, e prevede l’esenzione da qualsiasi forma di legalizzazione (inclusa l’Apostille) di alcuni documenti pubblici tra i Paesi dell’UE. Le tipologie di atti pubblici esenti in modo assoluto dalla legalizzazione sono elencati a questo link. Il testo integrale del Regolamento UE è invece consultabile sul sito di EUR-Lex a questa pagina.

Per maggiori informazioni riguardo la legalizzazione puoi contattarci tramite il modulo alla pagina Contatti, oppure scrivendo direttamente a: info@traduzionicertify.com.

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