Legalizzazione documenti per l’estero: cos’è, a cosa serve e come funziona

La legalizzazione di documenti per l’estero è un procedimento che serve ad autenticare i documenti emessi da un ente pubblico di un paese (paese di origine) per un altro paese (paese di destinazione). Ma in cosa consiste esattamente la legalizzazione documenti per l’estero e come funziona? Scopriamolo insieme.

Prima di spiegare come funziona il procedimento di legalizzazione per l’estero è importante fare un paio di precisazioni.  Nello specifico, la legalizzazione ha la funzione di convalidare per l’estero la firma e la qualifica del funzionario pubblico (pubblico ufficiale, funzionario giudiziario, istruttore amministrativo, ecc.) che ha apposto la sua firma ed il suo timbro ufficiale sul documento. Questo punto è molto importante, in quanto sta ad indicare che la legalizzazione non autentica il contenuto del documento, bensì la firma e la qualifica di chi ha certificato il documento stesso, e dunque autentica la sua posizione di pubblico ufficiale. Questa autenticazione rende il documento a tutti gli effetti valido presso il paese di destinazione. Da questo aspetto essenziale si evince che quasi la totalità dei documenti che necessitano di una procedura di legalizzazione per l’estero sono documenti pubblici, emessi da enti governativi o giudiziari (certificati di nascita, morte, residenza, matrimonio, certificati penali, traduzioni giurate, ecc.).

Un errore frequente quando si ha bisogno di spedire traduzioni giurate all’estero è quello di confondere l’asseverazione della traduzione in tribunale con la sua legalizzazione per l’estero. Queste sono due procedure legali completamente diverse. L’asseverazione consiste nella certificazione della traduzione come accurata ed autentica, ed è svolta dal traduttore giurato dinnanzi ad un funzionario giudiziario o ad un notaio. La legalizzazione, invece, è un procedimento che avviene successivamente e consiste appunto nella autenticazione della traduzione giurata per l’estero, e può essere necessaria o meno a seconda del documento tradotto e delle richieste dell’ufficio destinatario della traduzione.

In cosa consiste la legalizzazione?

La legalizzazione si svolge presso la Procura della Repubblica per documenti emessi da enti giudiziari, come un tribunale o un notaio (ad esempio il certificato del casellario giudiziale, il certificato dei carichi pendenti e le traduzioni asseverate), oppure presso la Prefettura della provincia di emissione, per tutti gli altri documenti (ad esempio i certificati emessi dal comune, i certificati universitari, ecc.) e consiste nell’apposizione di un timbro (chiamato appunto timbro di legalizzazione) in calce o sul retro del documento, che indica il visto ed il nome e la qualifica del funzionario che certifica il documento ed è solitamente firmato dal Procuratore della Repubblica o dal Sostituto Procuratore. Per la legalizzazione destinata ad alcuni paesi extra-Europa può essere necessario recarsi anche presso il Consolato del paese di destinazione del documento per completare la procedura.  Questo perché alcuni paesi non sono firmatari di una Convenzione internazionale che semplifica la procedura.

La Convenzione dell’Aia e le Apostille

Per i paesi firmatari della Convenzione dell’Aia del 5 ottobre 1961 relativa all’abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri, la procedura di legalizzazione ordinaria viene sostituita dall’apposizione dell’Apostille (in italiano postilla), consistente in un timbro che rende molto più rapida la procedura, dato che tramite questo timbro, riconosciuto internazionalmente da tutti i paesi firmatari, non è più necessario presentare i documenti da legalizzare presso la Rappresentanza Consolare di riferimento. L’Apostille presenta una struttura modello formata da 10 punti, nessuno quali può essere tralasciato, indicanti i dati riguardanti la certificazione, la qualifica e l’ufficio del funzionario che ha certificato il documento, nonché la qualifica, il timbro e la firma dell’ufficiale che firma l’Apostille stessa.  Per avere un’idea di come è strutturato il timbro di Apostille è possibile consultare la pagina dell’allegato alla Convezione sul sito della Conferenza dell’Aia sul Diritto Privato Internazionale. Naturalmente è disponibile una traduzione nella lingua di ciascun paese firmatario. Sul seguente link è possibile invece consultare la lista aggiornata dei paesi firmatari della suddetta Convenzione.

La legalizzazione di documenti per l’estero dovrà avvenire necessariamente presso gli uffici preposti del paese di emissione, per cui, in caso di legalizzazione di documenti esteri per l’Italia, tali documenti potranno essere legalizzati unicamente presso gli organi competenti oppure presso il consolato italiano nel paese di provenienza.

Per maggiori informazioni potete consultare la pagina relativa alle legalizzazioni per l’estero, mentre per una consulenza potete scriverci tramite il modulo alla  pagina Contatti o scrivendo direttamente a info@traduzionicertify.com.

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